SAP 자재마스터

Master data는 process를 진행함에 있어 기본적이며 반드시 필요한 데이터를 말합니다. process가 진행되어질때 부가적인 데이터는 master data에 저장되어 있는 기본 data를 불러와서 채워넣어지기도 합니다. mm의 구매에 대한 master data는 Vendor master, Material master, Info record가 있습니다. MM Certification test에서는 이 부분이 꽤 중요하게 다루어지며, 실제 업무를 이해하고 MM 프로세스를 이해하는데도 이 master data에 대한 이해가 가장 중요한 요소 중에 하나입니다.

 

그럼 하나 하나 알아봅시다

 

* Material Master *

우선 첫 번째로 Material master입니다. masterial master는 쉽게 말해서 기업이 관리하는 모든 재고품, 구매품, 생산품등 물품들의 정보를 담은 것이라고 할 수 있습니다. 사무실 위에 놓여진 볼펜 한자루, 지우개 하나, 키보드, 마우스, 화분등은 모두 material master가 존재한다고 생각하면 됩니다.

 

그리고 이 material master에는 구매 목적을 위한 구매 데이터, 재고의 관리 및 이동을 위한 재고데이터, 재고가치를 위한 가격 데이터, 생산을 위한 생산계획 데이터등이 포함되어집니다. 이러한 데이터는 뒤에 말할 것이지만 하나의 view로 이루어져 있어 물품의 목적에 따라서 만들어 질때 선택되어질 수 있습니다. 생산에 필요한 물품이면 구매를 위한 view는 넣을 필요가 없으니 말입니다.

 

그리고 이러한 데이터들은 필수적인 메인 데이터와 추가 데이터로 나뉩니다. 메인의 경우 위에서 말한 목적성을 가진 view가 포함이 된다면 추가 데이터는 목적에 필요한 말 그대로 추가적인, 부수적인 데이터를 모아놓은 것입니다. plant별로 다른 문서나 일반 문서, 자재의 단위등이 이에 해당됩니다. 물론 이런 메인과 추가 둘다 앞에서 말씀드린 Organization level에 따라서 그 의미가 틀려지게 됩니다. 추가 데이터에서 plant별로 다른 문서는 당연히 plant level에서 데이터가 관리가 될 것이며, material number의 경우에는 client level에서 관리가 되어질 것입니다.

 

그럼 이러한 material master는 어떻게 만들까요? 옆에 그림은 masterial master의 생성시에 나타나는 화면입니다. 제일 처음 material에 자재의 번호를 넣습니다. 두 번째의 industry sector에는 자재의 성격에 따른 산업별을 정하고 세 번째의 material type으로는 자재의 성격을 정의합니다.

 

material number에는 internal방식과 external방식이 있는데 internal방식은 시스템이 알아서 주어진 조건대로 자재번호를 부여하는 방식입니다. 어떠한 조건아래 자재가 자동적으로 생성되어지게 할 경우에 사용되어집니다. 그리고 external방식은 사용자가 알아서 자재번호를 직접 적어 넣는 방식입니다. 이러한 방식을 결정하는 것은 customizing에 있으며, 여기에는 자재번호의 특성을 관리할 수도 있도록 배려하고 있습니다.

 

Industry sector는 SAP시스템이 지원되는 산업별로 그러한 산업을 선택할 수 있도록 한 것입니다. 여기서 산업군을 선택함으로써 기본적으로 산업별로 틀린 자재의 특성에 따라 자재의 조정가능한 data를 분류하게 됩니다. 사용자가 정할 수 있는 Screen과 field의 폭을 줄이도록 하는 것이죠. 셋째 줄에 있는 material type의 경우에는 자재의 특성을 정의하는 곳입니다. 이 필드는 원자재, 반제품, 완제품등만이 아니라 서비스, 무역물품, 스페어, 무가치 자재, 반송, 샘플등 여러가지가 포함됩니다. 그리고 이러한 자재의 특성을 정의하여 Accounting과 Inventory라는 두 가지의 중요한 특성과 연결하게 됩니다. 어떤 것을 선택하느냐에 따라 만들 수 있는 데이터가 속한 View와 필드가 제한되어 지도록 합니다. 하지만 이 material type이 중요한 큰 이유는 아무래도

회계와 밀접한 관계가 있기 때문인데 이에 대해서는 뒤에서 자세히 말씀 드리겠습니다.

 

* Vendor Master *

자 그럼 두 번째로 Vendor master 입니다. vendor master는 자재의 구입 및 조달에 필요한 회사나 구매책들에 대한 정보가 담긴 master data입니다. 예를 들어 여러분이 회사에서 TV를 생산해야 하는데 부품을 사와야 하는 구매담당이라고 합시다. 그럼 여기서 Vendor는 제품을 생산하는데 필요한 부품회사들이 됩니다. (구매와 달리 판매는 SD모듈의 Customer master입니다.) 이렇게 필요한 데이터를 모아놓은 것이 Vendor master라고 생각하시면 됩니다.

 

이 Vendor master에는 vendor에 필요한 정보가 담겨져 있습니다. 여기에는 Vendor의 이름, 주소등 기본적인 내용뿐만이 아니라 Vendor에 대한 환율(Tax code와 연계되어집니다.)이나 Terms of Payment(인도조건), Vendor의 판매부서 직원의 이름도 들어갑니다. 그리고 시스템의 처리에 필요한 G/L Account, Bank Account, Account group등도 포함이 됩니다. 이렇게 다양한 것들이 포함되는 Vendor master data도 Client level에서 관리되어지는 General data와 Company level에서 관리되어지는 Accounting data 그리고 Purchasing Organization으로 나뉘어지는 Purchasing data로 나눌 수 있습니다. 여기서 General은 Vendor를 설명하는 data 위주이며... Accounting data는 대금 지불방법이나 그러한 프로세스에 관한 내용위주입니다.

 

자 그럼 Vendor master를 만들 때는 어떻게 할까요? 우선 왼쪽에 있는 그림은 Vendor master record를 만들때 나오는 초기 화면입니다. Vendor이름을 적고 Company code와 Purchasing Organization을 적으시면 됩니다. 아! 그리고 반드시 Account group을 선택하셔야 하는데 이 account group은 위에서 말씀드린 Material type과 비슷한 역할을 하며, Vendor master에 대해 몇가지 Control을 제공합니다. 자세한 내용은 뒤에서 말씀드리겠습니다.

 

 

마지막으로 세번째는 Info record입니다. Info record는 다른 Material master나 Vendor master와는 달리 두 master record에 입력한 값을 참조해서 만들어집니다. 왜냐구요? Info record는 자재와 업체간의 관계에 대한 데이터를 저장해놓은 것이기 때문입니다. 이러한 info record는 주로 현재와 미래의 자재 구매가격 및 조건, 자재에 대한 Vendor data, 자재의 Delivery data등을 포함하고 있습니다. Purchasing에서 Info record가 중요한 master data로 대접받는 이유는 계속해서 쌓이면서 만들어진 데이터이기 때문입니다. 과거에 이렇게 했으니 참고를 할 수 있고 그대로 이어 갈 수도 있기 때문입니다. 회사가 역사를 이어 나가면서 만들어진 데이터는 전통적인 master data죠. 쉽게 말해서 조선업으로 유명한 현대중공업의 Vendor는 포스코입니다. 포스코에서 강판을 제공받기 때문인데, 만약 Vendor master와 Material master만 있으면 가격이 변할때마다 계약을 해야하고 새롭게 시작해야 됩니다. 하지만 Info record가 있다면 예전의 구매이력을 보고 쉽게 다시 주문할 수 있죠. 예전거를 참고해서 말입니다.

또한 master data가 되는 두번째 중요한 이유는 info record에 들어가는 데이터가 vendor master와 material master에서 참조한 값이라는 것입니다. 이렇게 info record또한 master data로 대접받고 있습니다.

 

이렇게 구매에 필요한 master data는 3가지가 있으며, 각각 나름대로 중요한 위치를 점하고 있습니다.

 

 

- Material Master -

 

Material master는 물품들의 정보를 담은 것이라고 한다고 앞에서 말씀드렸습니다. 그럼 이러한 정보를 어떻게 담고, 어떻게 관리하게 되어 있는지에 대해 알아보도록 합시다.

 

앞에서 material master record를 만들 때 우선 material number를 입력하고, industry sector, material type을 입력한다고 하였습니다. 그 다음에는 자재에 필요한 데이터를 넣을 view를 선택합니다. 그리고 조직레벨을 입력하면 그 이후에 data screen이 나오면서 view별로 이동하면서 데이터를 입력, 수정할 수 있게 됩니다. 여기서 자재를 만들 때 그에 필요한 view를 선택하여야 한다고 하는데 이게 무엇인지 아시겠습니까? 보는것도 아니고 ㅎ..ㅎ view란 자재의 특성에 대한 data를 기입하기 위해 선택하는 필드입니다. 예를 들어 사이다 펫트병이 자재라고 해봅시다. 안에 들어가는 액체는 어떻게 생산되는지가 필요하니 생산 관련 view가 필요하고 여기에 필요한 데이터는 생산관련 부서에서 넣겠죠. 그리고 판매와 값을 매기기 위해서 그에 필요한 view가 있어야 하고 이는 영업과 원가관련 부서에게 데이터를 입력하도록 하게 됩니다. 또한 회사에 수익을 안겨주기에 재무와 관련된 view도 있어야 하죠. 이렇게 우리들은 자재의 특성을 미리 알고 있기에 그에 따른 view를 선택해서 값을 입력합니다. 물품이 국내에서만 쓰여지는데 수출과 관련된 view는 필요없는 것처럼 말이죠. 그리고 이러한 view의 선택은 기본적으로 material type을 선택할 시에 그에 따라 시스템이 자동으로 정해주게 됩니다.(물론 초기에는 유저가 정해주는 항목을 설정해야 합니다)

 

자 그러면 이렇게 위에서 자재의 특성을 분류하는 기준으로 사용되어 지는 material type과 Industry sector를 선택하게 되면 자재에 필요하다고 생각되어지는(미리 세팅되어진)view가 선택할 수 있도록 만들어진 화면이 나옵니다.  밑에는 User department(이른바 view라고 보시면 됨)와 프로그램에서 이들을 인식하는 status에 대해 나와있습니다. 아! 밑에서 Basic data의 경우 자재를 정의하는 view로서 기본적으로 들어갑니다.

 

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User department                Maintenance status 
Work scheduling                                        A 
Accounting                                                B 
Classification                                             C 
MRP                                                         D 
Purchasing                                                E 
Production resources/tools                          F 
Costing                                                     G 
Basic data                                                 K 
Storage                                                     L 
Forecasting                                               P 
Quality management                                   Q 
Warehouse management                             S 
Sales                                                       V 
Plant stocks                                              X 
Storage location stocks                              Z 
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이러한 view는 material type에 의해서 결정되어 집니다.(물론 Customizing에서 변경이 가능합니다.)  Material type은 제품의 특성을 나타내며 finished good, raw material, semi-finished goods등으로 표시되어 있습니다. 이러한 표시중에 하나를 선택하게 되면, 선택사항에 따라 필요한 view가 설정되어지는 것입니다. 그리고 자재의 구배타입 및 재고관리의 유형에 대해서 view를 다르게 적용하는 역할도 합니다. (view안에 들어가는 필드중에 산업별로 특징이 있는 것은 industry sector의 결정사항에 따라 좌우됩니다). 자재가 원자재로서 분류되어지는데 판매view가 들어가게 된다면 안되도록 제어가 되는 것입니다. 그리고 덧붙여 이 material type은 material의 number assignment및 number range또한 관리합니다. Material type 별로 자재의 번호가 매겨져 시스템에서 관리 및 이용되어지는 것이죠. 그리고 하나 더 중요한 것은 이 material type이 회계의 계정과 연결되어 진다는 점입니다. 쉽게 말씀드리면 Material type-Valuation class-Accounting group 이런 연결관계가 존재합니다. 이렇게 Material type은 Material master record에서 가장 중요하게 다루어지는 부분입니다.

 

이렇게 view를 정하고 조직레벨을 설정하게 되면 이후에는 정해진 view의 screen에 데이터를 입력하게 됩니다. 아.. 그리고 material master record의 경우 하나의 plant의 구매부서에서만 사용되며 만약 회계부서나 다른 plant에서 그 자재를 사용하고자 할때는 기존의 material master record에 organization울 추가,확장하여 사용하게 됩니다.

 

 

- Vendor master -

 

Vendor master는 자재의 구입 및 조달에 필요한 회사들의 정보가 담긴 master data라고 앞에서 말했습니다. 그럼 이 master data에 대해서 자세히 알아봅시다.

 

우선 vendor master record를 만들기 위해서는 당연히 Vendor의 이름이 필요하고.. 그 Vendor와 관계된 Company code가 필요하겠죠. 그리고 Vendor에게서 구매하는 Purchase Organization이 필요합니다. 마지막으로 Account group이라는 Vendor에 대한 시스템적인 요소가 들어갑니다. Account group은 Vendor와 연결되어 지는데 이를 한 번 정하게 되면 수정할 수 없습니다.(혹시라도 수정할려면 BC에게 문의를..) Account group은 Vendor의 타입(일시적인 vendor냐 영구적인 vendor냐 그런 문제)이나 Vendor를 확인하기 위한 Account number의 type 및 범위 정의, 그리고 data를 입력할 때 screen이 포함되어지는지나 field내 입력값에 대한 선택조건을 결정할 수 있습니다. 그리고 Vendor의 Partner schemas와도 연계가 됩니다. 비유하자면 Material master의 Material type이라고나 할까요?

 

이렇게 앞에서 말한 4개의 필드를 입력하고 나면 이제 Vendor에 대한 정보를 입력하게 됩니다. 이러한 정보는 크게 3가지의 카테고리로 나누어서 입력이 되어지는데 General data, Accounting data, Purchasing data가 바로 그것입니다. General data는 Company code에 적용되어지는 값으로서 기본적인 정보들, 예를 들어 Vendor의 이름, 주소, 지역, 전화번호, 사용언어등이 포함됩니다. 이런 것들을 공장마다 관리하지는 않죠. 그 다음에는 Accounting data인데 이 부분은 Vendor와의 거래시에 회계처리에 필요한 데이터가 입력되는 곳입니다. 회사에서 어떻게 Vendor에게 지불할 것인지 회계 계정은 어떤 것을 사용할 것인지를 정합니다. Bank에 관한 정보, 그리고 reconciliation계정 및 처리되어지는 회계계정을 입력합니다. 다음에는 Vendor의 물품을 구입하고자 할때 사용되어지는 데이터를 입력합니다. Incoterms나 terms of delivery등이 포함되어 집니다. 여기에는 vendor의 partner에 대한 schema도 포함되어 집니다.

 

그리고 여러분들이 Vendor master record를 생성할 때마다 Vendor가 Unique number로 정의되어 지는데(위에서 말한 Account group에 따라) 이때 회계쪽의 Subsidiary ledger(보조원장) number의 번호로 생성되어져 사용됩니다. Invoice가 들어오면 회계원장에서는 Vendor의 S/L로 일단 채무를 올리고 동시에 그 Vendor에 대한 S/L을 업데이트하는 방식입니다. 이 때 Vendor master에는 반드시 Reconciliation 입력되어야 하는데 그럼 이 Reconciliation Account란 과연 무엇일까요? 밑에 그림이 아주 잘 설명해주고 있습니다. 

 

 

예를 들어 여러분들의 집에 채무가 좀 있다고 생각해봅시다. 1000만원의 채무가 있다면 그 중에 은행빚도 있을 것이고, 부동산 빚, 사채 빚등 몇가지 부분으로 나눌 수 있을 것입니다. 그리고 은행빚중에는 하나은행빚도 있겠고, 국민은행 빚도 있을 수 있습니다. 집을 하나의 Company로 볼 때 이렇게 나눈 부분이 바로 위에서 말하는 Reconciliation Account 계정(ex.은행빚)이며 Reconciliation account가 하위에 가지고 있는 것이 Vendor 계정(ex.국민은행빚)입니다. 위의 그림을 보면 더 이해가 잘 되실 수 있습니다. 위에서 Subledger account에서는 하나의 Vendor에 대한 채무(Liabilities)를 볼 수 있고, Reconciliation Account에서는 모든 Vendor에 대한 모든 채무(Liabilities)를 볼 수 있다고 잘 설명이 되어 있습니다.

 

그리고 Vendor의 Partner가 있는데 이 기능은 Vendor가 또 다른 Vendor를 통할때 그 Vendor의 특성에 따라 다르게 규정하는 것입니다. Partner로서의 특징인 order recipent, Invoicing party, supplier of goods, forward/carrier등 4가지로 규정되어 집니다. 만약 대웅제약에서 약을 1만개 샀는데 그게 대한통운을 통해서 온다고 합시다. 그럼 Vendor는 대웅제약이고 그 파트너 중 forward로서 대한통운을 지정하게 딥니다.

출처 - http://blog.naver.com/PostView.nhn?blogId=weblogic1&logNo=30082771303

[출처] [SAP MM] MM Master Data|작성자 자유여행